Department Hotel dan Job description

1. Housekeeping Department 



A. Pengertian

Housekeeping atau Tata Graha adalah salah satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu Housekeeping department merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.

B. Job Description

Tugas Pokok

1. Membersihkan seluruh area Utility.

2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di utiliti.

3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.

4. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.

5. Merawat tanaman yang ditemaptkan di Utility dan membersihkannya.

6. Membersihkan area parkir baik kendaraan karyawan di depan maupun kendaraan atau mobil supplier di belakang Utility.

7. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor atau atasannya.

8. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning.

9. Merencanakan dan melaksanakan Post Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga lainnya).

10. Menyiapkan dan menyediakan minum untuk Departemen Head dan karyawan (di Personnel Office dan EDR).

11. Mendistribusikan surat masuk ke department yang bersangkutan, dan mengirim surat keluar.

12. Menerima atau melaksanakan perintah atasan lainnya.

13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

Tugas Tambahan Houseman Section

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Membantu Set-up dan clear-up meja dan kursi bila ada event.

4. Melaksanakan semua perintah atasan.

2. Front Office Department

A. Pengertian

Front Office, adalah salah satu departement di sebuah hotel yang berada di begian depan merupakan pintu gerbang dari hotel itu sediri sehingga mudah diketahui dan di hubungi tamu yang secara oprasional berhubungan langsung dengan tamu.

B. Job Description

1. Menjual kamar

·      Menerima pesanan kamar

·      Menangani tamu tanpa pemesanan kamar (walk-in)

·      Mengerjakan atau memproses pendaftaran tamu.

·      Menentukan nomor kamar.

2. Menyiapkan dan memberikan pelayanan informasi hotel

·      Informasi yang berhubungan dengan fasilitas hotel (Hotel Operation)

·      Informasi tentang kejadian dan tempat-tempat atau objek yang bisa dinikmati oleh tamu di luar hotel.

3. Mengkoordinir pelayanan

·      Antar departemen yang berhubungan langsung dengan tamu dengan departemen yang langsung berhubungan dengan tamu.

·      Menangani permasalahan tamu dan keluhan (complains)

4. Mengerjakan laporan tentang status kamar

·      Status terjual (o)

·      Sedang di kerjakan

·      Kamar rusak (ooo)

·      Vacant room (v)

5. Menyiapkan pembayaran

·      Penyusunan polio dan rekening tamu

·      Memasukan tagihan kedalam folio (up dating)

·      Mengawasi batas tagihan (credit levels)

·      Mengumpulkan transaksi tamu

6. Menangani pembayaran tamu

·      Menyiapkan statement

·      Menyelesaikan pembayaran

7. Menyusun daftar riwayat kunjuangan tamu

·      Melakukan pencatatan data individual untuk kunjungan yang akan datang

·      Meyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu (Guest History Card)

8. Menangani telephone Switch Board, Telex, Fax, Telegram

·      Menangani semua pembicaraan telephone

·      Menerima dan mengirim telex, fax, dan telegram.

9. Menangani barang-barang bawaan tamu

·      Menagani barang-barang tamu pada waktu tiba dan berangkat

·      Menangani perpindahan kamar

·      Menagani penitipan barang-barang bawaan tamu

3. Food And Beverage Department

A. Pengertian

Food and Beverage Department adalah bagian yang mengurus makanan dan minuman, sedangkan definisi food and beverage department secara khusus adalah bagian dari hotel yang mengurus dan bertanggung jawab terhadap kebutuhan pelayanan makan dan minum serta kebutuhan lain yang terkait, dari para tamu yang tinggal maupun tidak di hotel terseut, dan dikelola secara komersial dan profesional. 

B. Job Description

1. Menetapkan menu, sistem penyajian, strategi penjualan, mengarahkan pelaksanaan serta menilai keberhasilan
2. Melakukan analisa tentang pesaing
3. Menyusun anggaran FB Production kitchen, F&B service dan Stewarding
4. Merumuskan kebijaksanaan pengendalian biaya operasional
5. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung
6. Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan
7. Menyelenggarakan briefing di dalam departemen
8. Mengusulkan kepada atasan, tentang penyesuaian prosedur dan kebijakan di lingkungan food & beverage department jika diperlukan

4. Sales and Marketing Department




A. Pengertian

Sales and Marketing Department, adalah department atau bagian yang ada dihotel yang berutugas atas penjualan dan pemasaran dari hotel, serta bertanggung jawab untuk mengawasi seluruh kegiatan yang berhubungan dengan dengan kegiatan penjualan dan pemasaran hotel.

Marketing merupakan salah satu fungsi utama di antara fungsi-fungsi penting lainnya yang ada dalam suatu perusahaan seperti : administrasi, pembukuan, pembelanjaan, produksi dan personalia.

B. Job Description

1. Melakukan sales visit atau kunjungan keluar untuk mencari relasi seperti perusahaan dan instansi pemerintah

2. Melakukan sales call atau menawarkan kamar melalui sambungan telepon

3. Merencanakan aktivitas promosi maupun event di unit hotel

4. Melakukan kerjasama dengan perusahaan media cetak maupun media elektronik sebagai sarana kegiatan promosi dan pemasangan iklan

5. Menjaga tingkat occupancy unit hotel agar tetap stabil

6. Merencanakan target penjualan kamar secara monthly

5. Accounting Department

A. Pengertian

 Accounting Department, bertugas untuk mengawasi seluruh pengluaran dan pemasukan hotel yang berhubungan dengan Hotel Revenue. Bagian keuangan pada suatu hotel merupakan inti dari operasional hotel secara keseluruhan. Pada bagian ini akan terlihat semua proses pembukuan dan keuangan perusahaan termasuk inventaris bergerak maupun tetap. Accounting Department adalah bagian yang bertugas mengelola keuangan, baik penerimaan maupun pengeluaran uang hotel.

B. Job Description

a. Income Audit
   1. Memeriksa pendapatan hotel
   2. Mengaudit pendapatan ulang dihotel
b. General Cashier
   1. Mengurus masalah uang
   2. Bertugas dibagian pelayanan
c. Payroll
       Bagian yang mengurusi penggajian
d. Administration
       Bagian yang mengelola kantor accounting

e. Cost Control
   1. Mengawasi harga produksi
   2. Mengendalikan biaya

f. Purchasing

   1. Mengawasi harga produksi
   2. Mengendalikan biaya
g. Receiving
   Bagian penerimaan barang pesanan
h. Store
   Bagian gudang yang bertugas untuk mencatat barang yang yang masuk dan keluar serta persediaan.
i. Chief Account Payable

   1. Membuat schedule jadwal pembayaran

   2. Melaksanakan pembayaran

j. Chief Account Receivable

   1. Bagian yang menagih piutang

   2. Membuat jadwal penagihan

6. Engineering Department

A. Pengertian

Engineering Department, salah satu bagian dari hotel yang bertugas untuk memperbaiki dan melakukan perawatan barang barang hotel yang berupa mesin. Bertanggung jawab atas seluruh operasional perbaikan dan perawatan barang barang hotel yang berupa mesin.

B. Job Description

• ·pemeliharaan dan perbaikan seluruh instalasi, alat mesin, bangunan dan fasilitas hotel lainnya.
• · penghematan energi dalam menggunakan segala keperluan.
• · menangani alat, mesin dan instalasi lainnya yang menggunakan listrik, gas dan air.
• ·mencegah instalasi, mesin, alat dan bangunan terhadap bahaya kebakaran dan segala situasi yang membahayakan.
• · menyiapkan keperluan air, gas dan listrik secara teratur dan melaporkannya.
• ·menangani pekerjaan yang sifatnya umum seperti, mengecat, dll

    7. Human Resource Development

d  A. Pengertian

      Department yang bertanggung jawab atas pemilihan dan perekrutan sumber daya manusia di hotel serta bertugas untuk menangani hal hal diluar hotel yang berhubungan dengan masyarakat. 

,  B. Job Description

       HRD ( Human Resources of Development ) Manager

HRD (Human Resources of Development) Manager ini mempunyai fungsi dan lingkup pekerjaan yaitu :

1. Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.
2. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan pembinaan government & industrial serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan.

Sedangkan uraian tugas dari HRD (Human Resources of Development) Manager adalah sebagai berikut:

1. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan
2. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.
4. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan  karyawan sesuain dengan standard perusahaan.
5. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.

HRD ( Human Resources of Development ) Recruitment

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

1. Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD (Human Resources Of Development) Managerdalam bidang hiring & firing tenaga kerja.
2. Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.
3. Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan turnover setiap bulan dari masing-masing divisi.
4. Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.
5. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal, serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.
6. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate masa berlakunya kontrak kerja.
7. Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik
8. Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan anak, menikah, berhenti).